1. Vì sao trường học cần thay thế thẻ điểm danh giấy?

Trước khi triển khai giải pháp mới, Trường mầm non Xinquan sử dụng thẻ giấy ép nhựa có các thông tin cơ bản như tên, lớp và mã số học sinh.

Phương pháp này có một số hạn chế trong quá trình sử dụng:

• Dễ hư hỏng: Thẻ có thể cong, gấp hoặc hỏng trước khi kết thúc học kỳ.

• Dễ thất lạc: Khi mất thẻ, nhà trường cần tìm cách cấp lại nhanh chóng.

• Khó xác minh thông tin: Giáo viên phải kiểm tra thông tin với phụ huynh để hạn chế nhầm lẫn.

• Khó mở rộng chức năng: Thẻ giấy thông thường không tự cung cấp khả năng nhận diện điện tử nếu không có thành phần và hệ thống phù hợp.

Đối với trường mầm non, việc xác định ai đưa đón trẻ và ghi nhận thời điểm trẻ đến, rời trường là những nhu cầu quan trọng. Vì vậy, nhà trường cần một giải pháp thẻ bền hơn, có thể cá nhân hóa và tích hợp với hệ thống quản lý ra vào.

2. Trường mầm non Xinquan đã triển khai giải pháp như thế nào?

Theo case study của Evolis, nhà trường phối hợp với Guangdong Xinjiehao Technology Co., Ltd. để triển khai giải pháp sử dụng máy in thẻ Primacy 2.

Hệ thống gồm các thành phần chính:

• Thẻ PVC/IC được cá nhân hóa bằng máy in thẻ.

• Chip không tiếp xúc dùng để lưu trữ hoặc cung cấp thông tin theo cấu hình hệ thống.

• Cổng kiểm soát tại lối vào.

• Camera ghi hình tại thời điểm quẹt thẻ.

• Hệ thống quản lý để tiếp nhận và đồng bộ dữ liệu.

Khi trẻ đến trường, thẻ được quét tại cổng để ghi nhận thời điểm đến. Khi trẻ rời trường, thao tác quét thẻ tiếp tục xác nhận thời điểm ra về. Dữ liệu được chuyển đến hệ thống quản lý; camera đồng thời ghi lại hình ảnh tại thời điểm sử dụng thẻ.

Điểm cần lưu ý là máy in thẻ chỉ đảm nhiệm việc cá nhân hóa thẻ. Khả năng nhận diện điện tử, ghi nhận thời gian và kiểm soát cổng phụ thuộc vào chip, đầu đọc, phần mềm và hệ thống được tích hợp.

3. Thẻ điểm danh thông minh có những thông tin gì?

Thẻ điểm danh tại Xinquan được sản xuất từ phôi thẻ IC trắng và in màu hai mặt.

Thông tin trên thẻ gồm:

• Hình ảnh nhận diện của trường.

• Tên và lớp của học sinh.

• Ảnh cá nhân.

• Hướng dẫn sử dụng thẻ.

• Chip phục vụ hệ thống nhận diện và quản lý.

Theo bài gốc, chip được sử dụng để lưu trữ thông tin liên quan đến học sinh, phụ huynh và thời điểm ra vào trường.

Với các hệ thống thực tế, dữ liệu được lưu trực tiếp trên chip hay lưu trên phần mềm và liên kết bằng mã định danh sẽ phụ thuộc vào thiết kế giải pháp. Nhà trường cần xác định rõ quyền truy cập và phạm vi dữ liệu được lưu để bảo vệ thông tin cá nhân.

4. Vì sao nhà trường lựa chọn máy in thẻ Evolis Primacy 2?

Trong dự án Xinquan, Primacy 2 được sử dụng để in và cá nhân hóa thẻ điểm danh hai mặt.

Đối với một đơn vị cần tự sản xuất thẻ, máy in thẻ tại chỗ mang lại khả năng chủ động trong các công việc như:

Chủ động phát hành thẻ

Nhà trường có thể thiết kế và in thẻ theo từng đợt, chẳng hạn đầu học kỳ hoặc khi có học sinh mới.

Cấp lại thẻ khi bị mất

Nếu thẻ thất lạc hoặc cần thay mới, bộ phận phụ trách có thể tổ chức in thẻ khác mà không phải chờ một đơn vị bên ngoài sản xuất.

Cá nhân hóa theo từng người

Thẻ có thể kết hợp ảnh, họ tên, lớp, mã định danh và thiết kế nhận diện riêng của trường.

In thẻ một mặt hoặc hai mặt

Primacy 2 hỗ trợ in thẻ một mặt hoặc hai mặt. Tùy cấu hình và nhu cầu, thiết bị có thể phục vụ nhiều loại thẻ định danh khác nhau.

Lưu ý: việc in thẻ có chip không đồng nghĩa máy in tự lập trình mọi loại chip. Nếu cần mã hóa chip, phải xác định loại chip, bộ mã hóa tương thích, phần mềm và yêu cầu tích hợp của hệ thống.

5. Kết quả thực tế: 2.500 thẻ điểm danh đã được phát hành

Case study của Evolis nêu các kết quả sau:

• 2.500 thẻ điểm danh đã được nhà trường phát hành tại thời điểm bài viết công bố.

• Số lượng được nêu là khoảng 1.000 thẻ mỗi học kỳ.

• Nhà trường có thể chủ động tổ chức in thẻ vào đầu học kỳ và cấp lại khi cần.

• Hệ thống hỗ trợ ghi nhận thời điểm trẻ đến, rời trường và đồng bộ thông tin với hệ thống quản lý.

• Giải pháp được định hướng mở rộng sang thẻ công tác của giáo viên và quản lý ra vào cho khách, người giao vật tư cùng các đối tượng khác.

Nguồn không công bố mức giảm chi phí, tỷ lệ giảm thất lạc hoặc thời gian tiết kiệm cụ thể. Vì vậy, các lợi ích định lượng này không nên được suy diễn từ số lượng thẻ đã phát hành.

6. Từ thẻ điểm danh trường học đến thẻ nhân viên nhà máy

Bài học từ Xinquan không chỉ áp dụng cho trường học. Cùng một nguyên tắc phát hành thẻ định danh tại chỗ có thể được xem xét trong những môi trường cần quản lý nhiều nhóm người.

Đối với nhà máy và khu công nghiệp

Thẻ nhân viên có thể được cá nhân hóa bằng ảnh, họ tên, mã nhân viên, phòng ban hoặc mã QR. Nếu cần kiểm soát ra vào, doanh nghiệp phải lựa chọn thêm chip, đầu đọc và phần mềm tương thích.

Đối với văn phòng và tòa nhà

Thẻ nhân viên, thẻ khách và thẻ nhà thầu có thể được thiết kế khác nhau để hỗ trợ nhận diện vai trò. Quyền ra vào thực tế phải được cấu hình trên hệ thống kiểm soát.

Đối với trường học

Thẻ học sinh có thể tích hợp thông tin định danh và chức năng điểm danh nếu hệ thống được thiết kế phù hợp. Thông tin liên quan đến trẻ em cần được quản lý theo nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đối với doanh nghiệp có khách đến thường xuyên

Tự in thẻ tại chỗ giúp bộ phận lễ tân chủ động cá nhân hóa thẻ khách theo quy trình tiếp nhận. Nếu cần giới hạn khu vực được phép vào, doanh nghiệp phải cấu hình quyền trên hệ thống kiểm soát ra vào.

7. Nên chọn máy in thẻ nào cho nhu cầu của đơn vị?

Việc lựa chọn máy in cần dựa trên số lượng thẻ, tần suất phát hành, yêu cầu in một hay hai mặt và mức độ tích hợp.

• Evolis Zenius 2: Có thể xem xét cho nhu cầu in thẻ một mặt tại chỗ, quy mô nhỏ đến vừa.

• Evolis Primacy 2: Phù hợp để xem xét khi cần in thẻ một hoặc hai mặt, phát hành thường xuyên hoặc số lượng lớn hơn.

• Evolis Agilia: Có thể xem xét khi yêu cầu công nghệ in Retransfer, độ chi tiết cao và độ phủ hình ảnh trên toàn bộ bề mặt thẻ là ưu tiên.

Lưu ý rằng đây là định hướng lựa chọn ban đầu. Khả năng mã hóa thẻ, kết nối với hệ thống kiểm soát và các tùy chọn bảo mật cần được xác minh theo cấu hình thiết bị và yêu cầu dự án cụ thể.

Tham khảo sản phẩm tại Vietaco:

• Máy in thẻ Evolis Zenius 2: https://vietaco.com.vn/may-in-the-nhua-nho-gon-evolis-zenius-2-tai-vietaco

• Máy in thẻ Evolis Primacy 2 LCD: https://vietaco.com.vn/may-in-the-nhua-primacy-2-lcd

• Máy in thẻ Evolis Agilia: https://vietaco.com.vn/may-in-the-nhua-evolis-agilia

8. Câu hỏi thường gặp về máy in thẻ điểm danh

Máy in thẻ điểm danh là gì?

Máy in thẻ điểm danh là thiết bị dùng để in thông tin định danh lên thẻ nhựa, chẳng hạn họ tên, ảnh, lớp, mã số hoặc mã QR. Khi kết hợp với chip, đầu đọc và phần mềm tương thích, thẻ có thể được sử dụng trong hệ thống điểm danh và quản lý ra vào.

Trường học có thể tự in thẻ điểm danh không?

Có. Với máy in thẻ phù hợp, trường học có thể tự thiết kế, in và cấp lại thẻ tại chỗ. Nhà trường cần chuẩn bị phôi thẻ, ribbon, phần mềm thiết kế và quy trình quản lý dữ liệu.

Thẻ điểm danh có chip có tự động ghi nhận thời gian ra vào không?

Không phải chỉ cần có chip là đủ. Thẻ phải tương thích với đầu đọc và hệ thống phần mềm có chức năng ghi nhận sự kiện. Việc lưu thời gian, đồng bộ dữ liệu và thông báo cho phụ huynh phụ thuộc vào cấu hình toàn hệ thống.

Evolis Primacy 2 có in thẻ hai mặt không?

Có. Primacy 2 hỗ trợ in một mặt hoặc hai mặt, tùy cấu hình thiết bị. Người mua cần xác nhận cấu hình hai mặt phù hợp với nhu cầu trước khi đặt hàng.

Có thể dùng cùng giải pháp cho thẻ nhân viên nhà máy không?

Có thể áp dụng nguyên tắc tương tự: in thẻ định danh tại chỗ và tích hợp với hệ thống kiểm soát nếu có nhu cầu. Tuy nhiên, loại thẻ, chip, bộ mã hóa, đầu đọc và phần mềm phải được lựa chọn theo hệ thống của doanh nghiệp.

Máy in thẻ có tự quản lý quyền ra vào không?

Không. Máy in tạo ra thẻ đã được cá nhân hóa. Việc xác thực người dùng, phân quyền theo khu vực và ghi nhật ký ra vào do hệ thống kiểm soát, đầu đọc và phần mềm đảm nhiệm.

Kết luận

Case study Trường mầm non Xinquan cho thấy máy in thẻ tại chỗ có thể trở thành một thành phần quan trọng trong quy trình phát hành thẻ định danh. Với Primacy 2, nhà trường chủ động in thẻ điểm danh hai mặt và cấp lại thẻ; khi kết hợp với chip không tiếp xúc, cổng kiểm soát, camera và phần mềm, thẻ hỗ trợ quản lý quá trình đến và rời trường.

Nếu đơn vị của bạn đang tìm giải pháp in thẻ học sinh, thẻ nhân viên, thẻ khách hoặc thẻ định danh cho nhà máy, hãy xác định trước số lượng thẻ cần phát hành, loại thẻ và chức năng kiểm soát mong muốn. Vietaco có thể hỗ trợ tư vấn lựa chọn máy in Evolis phù hợp với nhu cầu thực tế.

Nguồn tham khảo: Evolis, “Xinquan Kindergarten creates attendance cards for children’s entry and exit”, công bố ngày 27/01/2025: https://us.evolis.com/case-studies/xinquan-kindergarten-creates-attendance-cards-for-childrens-entry-and-exit/

Máy in thẻ điểm danh nào phù hợp cho trường học?

Máy in thẻ Evolis Primacy 2 là một lựa chọn cho trường học cần tự in thẻ điểm danh PVC một mặt hoặc hai mặt. Trong case study công bố năm 2025, Trường mầm non Xinquan tại Quảng Châu sử dụng Primacy 2 để cá nhân hóa thẻ IC, kết hợp với chip không tiếp xúc, cổng kiểm soát, camera và phần mềm quản lý ra vào. Theo Evolis, trường đã phát hành 2.500 thẻ điểm danh, với số lượng khoảng 1.000 thẻ mỗi học kỳ. Máy in đảm nhiệm việc in thẻ; chức năng điểm danh điện tử và kiểm soát ra vào phụ thuộc vào các thành phần tích hợp tương thích.

 

Hỏi / Trả lời

Máy in thẻ điểm danh dùng để làm gì?

In ảnh, thông tin định danh, mã và cá nhân hóa thẻ

Thẻ PVC có thể dùng để điểm danh không?

Có, khi kết hợp công nghệ nhận diện và hệ thống phù hợp

Primacy 2 có mã hóa chip không?

Phụ thuộc bộ mã hóa, cấu hình và loại chip được hỗ trợ

Máy in thẻ có thay thế hệ thống kiểm soát ra vào không?

Không; máy in là một thành phần của giải pháp

Trường học có thể cấp lại thẻ bị mất không?

Có thể tự in lại nếu có thiết bị, phôi thẻ và dữ liệu cần thiết

Giải pháp này có áp dụng cho nhà máy không?

Có thể áp dụng sau khi xác định loại thẻ và yêu cầu kiểm soát

 

CASE STUDY: Trường mầm non Xinquan sử dụng Primacy 2 để in thẻ điểm danh và kiểm soát trẻ ra vào

Lĩnh vực: Giáo dục

Trường mầm non Xinquan tại Quảng Châu, Trung Quốc, sử dụng máy in thẻ Evolis Primacy 2 để tự sản xuất thẻ điểm danh cho trẻ, qua đó tăng cường an toàn và nâng cao hiệu quả quản lý.

Thách thức: Thay thế thẻ điểm danh truyền thống bằng hệ thống hiện đại và an toàn

Để đảm bảo an toàn cho trẻ khi đến và rời trường, Trường mầm non Xinquan tại Quảng Châu đã đầu tư giải pháp của Evolis, sử dụng máy in thẻ Primacy 2.

Trước đây, nhà trường sử dụng thẻ điểm danh bằng giấy, phải điền thông tin thủ công. Sau đó, trường quyết định đầu tư giải pháp của Evolis để tự in thẻ. Thẻ PVC được mã hóa và bảo vệ giúp tăng thời gian sử dụng và nâng cao tính an toàn.

Được thành lập năm 2010, Xinquan là trường mầm non tư thục tại Quảng Châu, Trung Quốc. Trường tổ chức nhiều hoạt động giáo dục cho trẻ trước tuổi đến trường, bao gồm tìm hiểu văn minh Trung Hoa cổ đại, tập đọc, khiêu vũ và toán học. Nhà trường đặc biệt chú trọng đến sự an toàn của trẻ nhỏ trong thời gian ở trường.

Ban đầu, thẻ điểm danh của trẻ được làm bằng giấy ép nhựa, chỉ thể hiện tên, lớp và mã số học sinh. Cách làm này tồn tại một số hạn chế:

• Giáo viên phải kiểm tra kỹ thông tin với phụ huynh để tránh nhầm lẫn.

• Thẻ không bền, thường bị gấp cong hoặc hư hỏng trước khi kết thúc học kỳ.

• Thẻ thường xuyên bị thất lạc, khiến nhà trường cần một giải pháp cấp lại nhanh chóng.

Giải pháp: In thẻ PVC cá nhân hóa bằng máy Evolis Primacy 2

Trường mầm non Xinquan hiện đại hóa hệ thống bằng cách chuyển sang sử dụng thẻ thông minh. Nhà trường cũng lắp đặt cổng kiểm soát tại lối vào và triển khai hệ thống quản lý ra vào thông minh.

Nhân viên và học sinh sử dụng thẻ thông minh không tiếp xúc để ra vào trường. Giải pháp được Evolis phối hợp với đối tác Guangdong Xinjiehao Technology Co., Ltd. thiết kế và triển khai. Đối tác sử dụng máy in Evolis Primacy 2 để cá nhân hóa và in thẻ điểm danh cho học sinh.

Thẻ điểm danh giúp quản lý việc đưa đón trẻ

Mỗi trẻ có một thẻ riêng. Khi đến trường vào buổi sáng, trẻ quét thẻ để ghi nhận thời điểm đến. Thông tin được chuyển đến hệ thống của nhà trường.

Tương tự, khi rời trường vào cuối ngày, trẻ quét thẻ để xác nhận thời điểm ra về. Nhờ đó, nhà trường có thể quản lý điểm danh chính xác và cung cấp cho phụ huynh dữ liệu ghi nhận thời gian đến trường, rời trường hằng ngày.

Thông tin được in trên thẻ

Thẻ điểm danh được sản xuất từ phôi thẻ IC trắng và in màu hai mặt.

• Mặt trước: In hình ảnh của Trường mầm non Xinquan.

• Mặt sau: Có hướng dẫn sử dụng thẻ, tên trẻ, lớp, ảnh cá nhân và chip.

Chip chủ yếu lưu trữ thông tin của học sinh, phụ huynh cùng thời gian trẻ ra vào trường.

Khi trẻ quẹt thẻ tại cổng, hệ thống đọc và ghi nhận thông tin. Đồng thời, camera lắp đặt tại cổng chụp ảnh tại thời điểm quẹt thẻ. Toàn bộ dữ liệu được đồng bộ với hệ thống quản lý.

Kết quả: Tăng cường an toàn, đơn giản hóa công tác quản lý

Văn phòng tuyển sinh của trường chịu trách nhiệm thiết kế và in đồng bộ thẻ vào đầu mỗi học kỳ. Nếu thẻ bị mất hoặc cần cấp lại, nhà trường có thể in thẻ mới bất cứ lúc nào.

Trong trường hợp một trẻ được nhiều thành viên gia đình thay phiên đưa đón, nhà trường có thể in và cấp thẻ cho từng người. Nhờ đó, giáo viên không còn phải gọi điện cho phụ huynh để xác nhận thông tin mỗi lần đưa đón.

Giải pháp thẻ điểm danh giúp việc tiếp nhận và chăm sóc trẻ thuận tiện hơn, đồng thời cải thiện đáng kể mức độ an toàn, tốc độ và hiệu quả của quy trình đón trả trẻ. Hệ thống cũng giúp nhà trường dễ dàng nắm bắt sự hiện diện của các thành viên trong trường, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý.

Theo case study của Evolis, đến thời điểm bài viết được công bố, Trường mầm non Xinquan đã phát hành 2.500 thẻ điểm danh, với số lượng khoảng 1.000 thẻ mỗi học kỳ.

Trong giai đoạn tiếp theo, nhà trường dự kiến sử dụng Primacy 2 để in thẻ công tác cho giáo viên và phục vụ kiểm soát ra vào đối với những người giao vật tư, khách đến thăm cùng các đối tượng khác.

Máy in thẻ Primacy 2 đã thay thế phương pháp làm thẻ điểm danh thủ công. Thiết bị không chỉ cải thiện hiệu quả quản lý trẻ hằng ngày mà còn góp phần tăng cường an toàn cho nhà trường. Khi thẻ bị mất hoặc cần cấp lại, nhà trường có thể phản hồi và xử lý ngay lập tức.

Bà Xu – Phụ trách Văn phòng Tuyển sinh, Trường mầm non Xinquan