In thẻ sinh viên, học viên : 10 câu hỏi thường gặp

1. Tôi nên chọn loại thẻ sinh viên nào cho tổ chức của mình?

Các trường đại học đón tiếp một lượng lớn nhiều đối tượng khác nhau trong khuôn viên trường. Dù họ đến trường hàng ngày (sinh viên, giảng viên, nhân viên căng tin, nhân viên bảo trì, v.v.) hay định kỳ (nhà cung cấp, đối tác dịch vụ, giảng viên thỉnh giảng, v.v.), việc kiểm soát ra vào các tòa nhà cụ thể cho các hồ sơ người dùng khác nhau đòi hỏi các tổ chức giáo dục đại học phải phát hành một loại thẻ được cá nhân hóa (về mặt điện tử và đồ họa). Sẽ hiệu quả hơn nhiều khi quản lý việc phát hành những thẻ này bằng cách xác định các hồ sơ người dùng, gắn liền với một loại thẻ cụ thể. Điều này có nghĩa là phát hành các loại thẻ có đặc điểm riêng biệt, được thiết kế phù hợp với nhu cầu của người dùng.

Những đặc điểm này phải tính đến một số tiêu chí:

• Người dùng cần được phép truy cập vào những khu vực nào trong khuôn viên trường (phòng học, phòng nhân viên, kho chứa, phòng máy chủ, v.v.)?

• Người đó sẽ sử dụng thẻ trong bao lâu (1 ngày, 1 học kỳ, nhiều năm)?

• Mức độ bảo mật nào là cần thiết cho thẻ?

• Ngoài chức năng kiểm soát ra vào, thẻ có cho phép người dùng tận dụng các dịch vụ bổ sung không (in ấn, căng tin, phương tiện giao thông công cộng, thanh toán, v.v.)?

• Tôi cần dữ liệu sử dụng thẻ nào cho việc phân tích thống kê (mức độ phổ biến của dịch vụ, thói quen thanh toán, v.v.)?

Những tiêu chí này sẽ giúp bạn xác định các loại thẻ khác nhau bạn cần phát hành dựa trên hồ sơ người dùng của mình.

2. Nên phân bổ ngân sách bao nhiêu cho việc in thẻ sinh viên?

Ngân sách cần thiết từ các tổ chức giáo dục đại học để phát hành thẻ thường phụ thuộc vào 2 tiêu chí chính:

• quy mô sinh viên

• các tính năng được yêu cầu.

Để tối ưu hóa ngân sách này nhằm cung cấp dịch vụ chất lượng với chi phí hợp lý, dưới đây là một vài mẹo:

• ƯỚC TÍNH: Đây là bước quan trọng để tránh những bất ngờ khó chịu (trong khả năng có thể). Ví dụ, bạn có thể liên hệ chi phí tổng thể của việc phát hành thẻ với chi phí trên mỗi người, để giúp bạn duy trì trong ngân sách mục tiêu.

• SẮP XẾP ƯU TIÊN: Tính năng và dịch vụ nào bạn coi là không thể thiếu? Và ngược lại, những thứ nào bạn có thể bỏ qua? Hãy lập một danh sách và gán mức độ ưu tiên cho từng tính năng.

• PHÁT HÀNH TẠI CHỖ: Sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài thường đắt hơn là in thẻ trong khuôn viên trường. Vì vậy, bạn nên tự hỏi những nhiệm vụ nào nhân viên của bạn có thể dễ dàng tự thực hiện để giảm chi phí.

• TẠO RA NGUỒN THU: Những thẻ sinh viên bạn phát hành có thể trở thành một nguồn thu. Trên thực tế, nếu bạn chọn một trải nghiệm chủ yếu là kỹ thuật số, bạn vẫn sẽ cần cung cấp một thẻ vật lý đi kèm cho những sinh viên muốn/cần nó. Bằng cách này, thẻ có thể được tính phí và trở thành một nguồn thu.

3. Tôi nên chọn thiết kế nào cho thẻ sinh viên?

Việc lựa chọn thiết kế cho thẻ của bạn không hề đơn giản: nó phản ánh hình ảnh thương hiệu và các giá trị của tổ chức bạn. Nó truyền tải bản sắc hình ảnh của bạn và giúp bạn được nhận diện, đặc biệt vì hình ảnh mà các trường đại học truyền tải là một tiêu chí quan trọng đối với sinh viên khi lựa chọn tổ chức giáo dục đại học.

Các yếu tố đồ họa khác nhau tạo nên thiết kế cần được lựa chọn cẩn thận để đảm bảo một tổng thể bố cục đẹp mắt. Chúng có thể được nhóm thành 5 danh mục chính:

• BẢN SẮC: Logo của bạn là đại diện đồ họa cho cơ sở của bạn, thương hiệu của bạn. Vì vậy, điều cần thiết là nó phải xuất hiện trên các thẻ bạn phát hành, như một yếu tố trung tâm của bản sắc.

• NHẬN THỨC: Điều quan trọng là phải tính đến ý nghĩa ẩn dụ của màu sắc khi tạo ra thiết kế cho thẻ của bạn (trong khi vẫn tuân thủ các hướng dẫn về đồ họa hoặc thương hiệu của bạn, nếu có). Màu sắc bạn chọn phản ánh hình ảnh bạn truyền tải.

• BẢO MẬT: Sự hiện diện của các yếu tố bảo mật cao cấp giúp phóng chiếu một hình ảnh chất lượng, thậm chí là uy tín, về cơ sở của bạn.

• TÍNH ĐỘC ĐÁO: Các loại thẻ khác nhau bạn phát hành (theo hồ sơ người dùng) phải nổi bật không chỉ với nhau mà còn, và trên hết, so với những thẻ của các trường đại học khác, vốn có thể đại diện cho một hình thức cạnh tranh.

• CHẤT LƯỢNG: Chất lượng không chỉ là vấn đề của thiết kế, mà còn của in ấn. Bản in cuối cùng của thẻ, một khi được in ra, phải xứng tầm với hình ảnh thương hiệu của bạn.

Để tạo ra thiết kế hoàn hảo cho thẻ của bạn, bạn có thể thuê ngoài việc sáng tạo cho một nhà thiết kế chuyên nghiệp. Để tự chủ hơn, bạn cũng có thể tự tạo ra nó bằng cách sử dụng phần mềm cá nhân hóa thẻ sinh viên. Tùy thuộc vào máy in thẻ bạn chọn, phần mềm này có thể được cung cấp kèm theo.

4. Giải pháp in thẻ sinh viên của tôi có tương thích với các hệ thống thông tin khác không?

Giải pháp phát hành thẻ của bạn phải có khả năng làm việc với các hệ thống hiện có hoặc tương lai khác, mà không hạn chế quyền truy cập hoặc triển khai: đây được gọi là khả năng tương tác. Đặc biệt, nó đảm bảo tính tương thích giữa các thẻ được phát hành và các thiết bị đầu cuối khác nhau mà chúng sẽ giao tiếp.

Khả năng tương tác của hệ thống là điều cần thiết để đảm bảo tính độc lập của hệ thống phát hành thẻ của bạn và khả năng mở rộng cho tương lai. Nó phải có khả năng đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn, mà không khiến bạn phụ thuộc vào nhà cung cấp giải pháp. Hơn nữa, nó phải có khả năng thích ứng với những nhu cầu và công nghệ mới.

5. Tổ chức của tôi nên sử dụng chiến lược quản lý dữ liệu nào?

Quản lý dữ liệu là một quy trình toàn diện liên quan đến việc thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu một cách an toàn và hiệu quả. Nó có thể được quản lý nội bộ, thuê ngoài cho một nhà cung cấp, hoặc thậm chí được tổ chức dưới dạng kết hợp.

Hãy cân nhắc ưu và nhược điểm của 3 loại giải pháp này:

• NỘI BỘ: Quản lý dữ liệu tại chỗ có nghĩa là bạn không chia sẻ nó với nhà cung cấp bên thứ ba. Bạn giữ lại tất cả dữ liệu của mình và có quyền kiểm soát lớn hơn đối với việc quản lý nó. Mặt khác, chế độ vận hành này đòi hỏi bạn phải phát triển một số kỹ năng kỹ thuật nội bộ cần thiết cho việc quản lý dữ liệu tốt. Bạn cũng sẽ yêu cầu một bộ thiết bị CNTT phù hợp (máy chủ, phần mềm, v.v.). Do đó, chi phí có thể cao hơn so với quản lý dữ liệu bên ngoài.

• THUÊ NGOÀI: Thiết lập một giải pháp quản lý dữ liệu được thuê ngoài rất dễ dàng và thường đại diện cho giá trị tốt so với chi phí. Các chi phí liên quan đến việc quản lý dữ liệu của bạn được chi trả hoàn toàn bởi nhà cung cấp giải pháp được chọn (bạn chỉ trả phí đăng ký và thiết lập quy tắc quản lý dữ liệu). Loại giải pháp này thường được quản lý thông qua đám mây, cho phép bạn truy cập từ xa vào tất cả dữ liệu của mình. Tuy nhiên, bằng cách thuê ngoài quản lý dữ liệu, bạn trở nên phụ thuộc vào nhà cung cấp được chọn và tính khả dụng của dịch vụ của họ. Hơn nữa, dữ liệu được chia sẻ với nhà cung cấp và chuyển sang sự kiểm soát của họ.

• KẾT HỢP: Một số môi trường CNTT kết hợp các ứng dụng tại chỗ với một dịch vụ đám mây. Những ưu điểm và hạn chế của cả hai mô hình đều áp dụng như nhau.

Bảng so sánh quản lý dữ liệu

Dù bạn chọn giải pháp nào, bạn vẫn chịu trách nhiệm về tính bảo mật của dữ liệu và bạn phải biết chính xác dữ liệu của mình sẽ được lưu trữ ở đâu. Các quy định hiện hành ở quốc gia của bạn cũng cung cấp cho bạn một danh sách các nghĩa vụ của mình để quản lý dữ liệu một cách tuân thủ đầy đủ.

6. Giải pháp in thẻ sinh viên của tôi có khả năng mở rộng không?

Nếu bạn đang cân nhắc việc phát hành thẻ phi tập trung, hoặc nếu bạn đã làm vậy, chúng tôi khuyên bạn nên chọn các máy in thẻ có khả năng mở rộng. Tại sao bạn nên làm điều này? Để chúng có thể phát triển theo từng bước với nhu cầu của bạn, cơ sở của bạn, kỳ vọng của chủ thẻ và đặc biệt là sinh viên, những tiến bộ công nghệ, v.v.

Khả năng phát triển theo thời gian của giải pháp phát hành thẻ sẽ cho phép bạn:

• ĐÁP ỨNG NHU CẦU MỚI: Một số máy in thẻ trên thị trường có thể dễ dàng tích hợp các tùy chọn và tính năng mới, trực tiếp tại chỗ. Thay vì thay đổi thiết bị, bạn có thể nâng cấp thiết bị bạn đã có: nó tiết kiệm chi phí, thiết thực và thân thiện với môi trường.

  • Ví dụ: khả năng in hai mặt, bổ sung mô-đun ép plastic, mô-đun mã hóa mới, v.v.

• TĂNG SẢN LƯỢNG, BẰNG CÁCH TÍCH HỢP MÁY IN THẺ MỚI: Số lượng người bạn đón tiếp trong cơ sở của mình có thể tăng lên qua các năm. Do đó, nhu cầu về thẻ của bạn cũng có thể tăng theo. Vì vậy, điều quan trọng là giải pháp bạn triển khai có thể dễ dàng chấp nhận các máy in thẻ mới trong môi trường của nó.

  • Ví dụ: máy in để bàn, trạm tự phục vụ, giải pháp tùy chỉnh

7. Giải pháp in thẻ sinh viên của tôi có an toàn không?

Hậu quả của một hệ thống không đủ an toàn có thể rất thảm khốc, đặc biệt là khi liên quan đến dữ liệu: mất hoặc sử dụng dữ liệu sai mục đích, thanh toán gian lận, đánh cắp danh tính, v.v.

Để tối ưu hóa bảo mật cho hệ thống của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên:

• GIỚI HẠN QUYỀN TRUY CẬP: Chỉ cấp quyền truy cập vào hệ thống của bạn khi thực sự cần thiết. Bạn càng hạn chế số người có thể truy cập vào hệ thống, nguy cơ xảy ra lỗi do con người hoặc hành vi phá hoại càng thấp.

• PHÂN LOẠI DỮ LIỆU: Xác định dữ liệu nhạy cảm nhất và cung cấp thêm bảo mật, chẳng hạn như sử dụng mã hóa.

• ĐẢM BẢO DỌN DẸP ĐỊNH KỲ: Thường xuyên xóa dữ liệu không sử dụng để ngăn chúng vẫn có thể truy cập được. Điều này cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền, vì chi phí giải pháp của bạn có thể phụ thuộc một phần vào lượng dữ liệu được lưu trữ.

• THEO DÕI CÁC MỐI ĐE DỌA AN NINH MẠNG TIỀM NĂNG: Đưa ra một chính sách an ninh mạng cho phép giám sát và bao gồm các hành động cần thực hiện trong trường hợp bị tấn công. Các công cụ chuyên dụng tồn tại để cảnh báo bạn trong thời gian thực về các sự kiện đáng ngờ.

8. Tôi nên chọn công nghệ in nào cho thẻ sinh viên?

Có nhiều công nghệ in thẻ khác nhau. Tùy thuộc vào kết quả cuối cùng bạn muốn đạt được và việc sử dụng thẻ trong tương lai, một công nghệ sẽ phù hợp hơn những công nghệ khác. Đôi khi, thậm chí đáng để kết hợp chúng để đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.

• D2T2 (In trực tiếp lên thẻ): Mực trong ruy-băng được phủ trực tiếp lên thẻ bằng một quy trình gọi là thăng hoa. Công nghệ này là phổ biến nhất, và do đó cũng có giá cả phải chăng nhất, và cung cấp chất lượng in với độ phân giải 300 dpi. Tùy thuộc vào máy in được chọn, một số tính năng bảo mật, chẳng hạn như hiệu ứng UV, có thể được áp dụng trực tiếp lên thẻ.

• RETRANSFER (Chuyển ngược): Công nghệ in này là một quy trình hai bước. Đầu tiên, thiết kế thẻ được in lên một tấm phim, sau đó được chuyển sang thẻ. Chuyển ngược cho phép chất lượng in tuyệt vời lên đến 600 dpi và in trên các vật liệu thẻ khác nhau (PVC, PVC composite, PET, polycarbonate...)

• REWRITE (Ghi lại): Công nghệ ghi lại cho phép cá nhân hóa các thẻ có thể ghi lại, đơn giản bằng cách sử dụng một quy trình nhiệt, làm cho loại mực chứa trực tiếp trong thẻ xuất hiện và biến mất. Do đó, thẻ có thể ghi lại có thể được xóa và in lại nhiều lần (tùy thuộc vào cách sử dụng thẻ). Vì vậy, nó vừa tiết kiệm chi phí vừa thân thiện với môi trường.

9. Tôi nên phân phối thẻ sinh viên của tổ chức mình như thế nào?

Thời kỳ phát hành thẻ sinh viên có thể tạo ra một lượng lớn người qua lại. Có nhiều cách khác nhau để sản xuất và phát hành những thẻ này, để giúp bạn quản lý luồng người vào các tòa nhà của mình.

• PHÁT HÀNH TỨC THỜI TẠI QUẦY TIẾP TÂN: Mỗi thẻ sinh viên được cá nhân hóa và in theo yêu cầu bởi một nhân viên của văn phòng thẻ. Hầu hết thời gian, chế độ vận hành này diễn ra tại quầy tiếp tân, sử dụng máy in thẻ để bàn. Thẻ được trao tận tay cho sinh viên trong giờ làm việc bình thường.

• PHÁT HÀNH TỨC THỜI QUA TRẠM TỰ PHỤC VỤ: Thẻ sinh viên cũng được cá nhân hóa và in ngay lập tức, nhưng sinh viên tự lấy thẻ. Trạm tự phục vụ được trang bị một máy in thẻ được phát triển đặc biệt cho mục đích này. Sinh viên có thể tận dụng dịch vụ này trong thời gian mở cửa kéo dài.

• SẢN XUẤT HÀNG LOẠT TỨC THỜI PHÂN TÁN: Việc cá nhân hóa và in thẻ được thực hiện theo lô, trước thời hạn. Thông thường, một số máy in thẻ được triển khai nhằm mục đích tăng năng suất, thường trong một khu vực chuyên biệt với quyền truy cập bị hạn chế. Thẻ sau đó đã sẵn sàng khi sinh viên đến nhận. Loại sản xuất hàng loạt này đòi hỏi một cơ sở dữ liệu đầy đủ và chính xác.

Những giải pháp sản xuất và phân phối thẻ sinh viên khác nhau này có thể được kết hợp, mang lại cho bạn sự linh hoạt và hiệu quả hơn nữa.

10. Giải pháp của tôi có phù hợp với nhu cầu của sinh viên và nhân viên không?

Giống như tất cả các thế hệ, những "công dân thời đại số" có những nguyện vọng rất cụ thể. Dưới đây là một vài ý tưởng phản ánh những kỳ vọng chính của sinh viên Thế hệ Z:

• TẬP TRUNG VÀO GIÁ TRỊ: Sinh viên Thế hệ Z khá nhạy cảm với khái niệm "giá trị" và họ càng có xu hướng chọn một trường đại học khẳng định được niềm tin của mình và không ngần ngại thể hiện chúng. Thẻ sinh viên có thể là một trong những cách bạn có thể truyền đạt cam kết của mình và mang lại hình ảnh uy tín cho tổ chức của bạn.

• THÚC ĐẨY SỰ HÒA NHẬP: Đây là một vấn đề thực sự, và có nhiều khía cạnh cần xem xét. Trong số đó, giới tính là một vấn đề lớn: 60% thành viên Thế hệ Z nghĩ rằng các tùy chọn giới tính trên biểu mẫu không nên giới hạn ở "Nam / Nữ". Vì vậy, có thể đáng để xem xét điều này khi điều chỉnh các biểu mẫu của bạn.

• BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG: "Thế hệ Z tin chắc rằng nhân loại là nguyên nhân gây ra biến đổi khí hậu". Với suy nghĩ này, bạn có thể, ví dụ, hợp tác với một tổ chức đang nỗ lực bảo vệ môi trường và tạo ra một thẻ sinh viên chuyên biệt. Loại hành động này đã tồn tại trong lĩnh vực ngân hàng, và sẽ rất phù hợp để mở rộng nó sang lĩnh vực giáo dục.

• CHI TIÊU THÔNG MINH: Một trong những tiêu chí mua sắm chính của Thế hệ Z là giá cả. Vì vậy, họ không ngần ngại tìm đến các cửa hàng đồ cũ và tiết kiệm, chẳng hạn, vừa giúp họ tiết kiệm tiền, vừa cho phép họ tìm thấy phong cách độc đáo. Để thúc đẩy hơn nữa xu hướng này, bạn có thể thiết lập quan hệ đối tác với các nhà bán lẻ ủng hộ cách tiếp cận này, để sinh viên của bạn có thể được hưởng giảm giá khi xuất trình thẻ.

Những ý tưởng này được thiết kế để giúp bạn phát triển một giải pháp toàn diện, phù hợp với nhu cầu và tham vọng của bạn, và giúp bạn nổi bật giữa đám đông.

---

Lựa chọn của chúng tôi cho In thẻ Sinh viên

Có một số giải pháp có sẵn để in thẻ sinh viên của bạn. Tại Evolis, chúng tôi cung cấp các máy in thẻ phù hợp với nhu cầu của bạn và tổ chức của bạn, chẳng hạn như các cơ sở giáo dục hoặc trường đại học. Dưới đây là các mẫu máy in chúng tôi khuyên dùng để in thẻ sinh viên của bạn:

Máy in thẻ Evolis cho Cơ sở Giáo dục và Đại học

• Agilia: Máy in thẻ chuyển ngược của Evolis. Được trang bị công nghệ in mới nhất, nó mang lại chất lượng cao nhất cho thẻ của bạn.

• Primacy 2: Máy in thẻ đa năng của Evolis. Có công nghệ thẻ "Ghi lại" (Rewrite) và cung cấp tốc độ in cao.

Bảng so sánh Máy in Agilia và Primacy 2